1. Por carta
Recuerda que de cada 100 cartas enviadas, por lo general, sólo 3 son contestadas.
Ventajas de contar con una Asistente Virtual (AV): económicas, ya que por correo regular el envío de cada carta saldría en $0.50 (papel, sellos y sobre).
Importante: tu carta debe ir dirigida al público objetivo. Para que la redacción sea efectiva, enuncia el mensaje principal de forma clara y al comienzo del documento. Si no sabes cómo, deja todo en las manos profesionales de tu AV.
2. Telemarketing – Telemercadeo
Es probable que te preguntes si estás invadiendo la privacidad o puedes que no sepa cómo empezar o que no te sientas preparado para “mercadearte”.
Recomendación: invierte en un grupo diseñado para telemarketing o coordina con tu asistente a distancia (asistente virtual) para lograr el contacto profesional.
3. Invitar a clientes o prospectos a desayunos o almuerzos ejecutivos
Aunque invertirás tiempo y dinero, estarán bien invertidos. Lleva una agenda organizada, para sacarle el “jugo” a dichas actividades. Ten un propósito y has que el “encuentro casual” sea efectivo para ambas partes.
4. Aumentar tus referidos
“Cajita de sorpresas, empiezan bien y terminan como el rosario de la aurora”. Aunque te consuma tiempo, el seguimiento es la clave para formar relaciones comerciales exitosas. Si no dispones del tiempo, permite que tu AV te ayude a consolidar dichas relaciones.
5. Solicitar directorios de los gremios de profesionales
“Arma” tus listados y dales el seguimiento indicado. Tu Asistente puede segmentar tu listado y crear y mantener un boletín electrónico (newsletter) o hasta impresos, según el cliente objetivo, ayudándote así a que dediques tiempo a otras actividades de tu empresa.
6. Realizar reuniones en tu casa con amigos y vecinos
Aunque tengas que invertir tiempo y dinero, las reuniones con amigos pueden ser un excelente medio de dar a conocer tu empresa; pero no te dejes distraer. Prepárate bien para vender y no socializar.
7. Internet
Si no lo utilizas correctamente (para eso están los expertos), tu correspondencia puede clasificarse como spam, lo cual es contraproducente.
Evita: el uso de palabras como gratis, oferta, descuentos, etc., en el Asunto; enviar correspondencia durante los fines de semana; y que contenga estilos Java, Flash o CSS.
¡Estamos para asistirle en su negocio!
Saludos cordiales,
@teremontes
tere@tuasistenteonline.com
Deseo compartir con ustedes la historia de la evolución de Montes Design. Una tarde de marzo, hace ya más de una década, Pablo, mi talentoso hermano y director de arte, decidió trabajar por cuenta propia. Gracias a unos amigos y colegas, alquiló un local. Sus compañeros de estudios y “supuestos” competidores le refirieron clientes. ¿Saben qué sucedió? Muy pronto, Pablo se llenó de trabajo y comprendió que aunque era un experto diseñador gráfico, no disponía del tiempo para dar seguimiento, facturar, cobrar y, en resumen, administrar el negocio.
En ese momento, comencé a asistirle y a educarme en un campo que, para mí, era nuevo y desconocido. Mientras Pablo diseñaba manualmente, lo que aún continúa haciendo pues le apasiona el arte plástico; ambos nos fuimos reeducando. Pablo comenzó a aplicar sus conocimientos, aprendidos de la Universidad de Pratts Institute en Nueva York, a la nueva era digital y las computadoras. Mientras que yo, me dediqué al servicio al cliente, las relaciones con los suplidores y la contabilidad básica en los negocios.
Desde pequeños fuimos muy unidos.
De más está decirles que, al poco tiempo, decidí trabajar por cuenta propia. Entonces, surgió el término: Team Work, donde Pablo es work y yo soy team.
En estos años, hemos crecido juntos como personas, profesionales y, sobre todo, familia.
Compartiendo
Nuestros hermanos nos respaldan; tití Dora nos alienta y está al tanto de la tecnología, a pesar de tener 79 años; Mami nos asiste con su experiencia secretarial y excelente conocimiento de la administración del tiempo y dinero; Papi, que en paz descanse, fue nuestro relacionista público estrella.
Solemos realizar brainstorming y afortunadamente somos un gran equipo de trabajo. El taller gráfico cambió su nombre de Design Group a Montes Design. Además, nos mudamos de Puerto Nuevo a Carolina. En vez de empleados a tiempo parcial o largas horas de trabajo, ahora contamos con los Servicios Integrados de Montes Design. También, tenemos una excelente relación con colaboradores y suplidores. Hoy en día, cada uno trabaja en su oficina. Él en Carolina y yo en San Juan, con tan sólo una quebrada como división. Laboramos en la Internet y, muy pronto, sumaremos boletines electrónicos a nuestro renovado sitio web. Ofreceremos una variedad en servicios, una transformación en el menú básico de los mismos. Nos adaptamos a esta era del cambio, en donde lo que funcionó muy ayer, hay que transformarlo mañana.
En exhibición de Arte ( Manto de Soledad, serigrafía de Pablo que ganó el primer premio)
Además, pueden contar con el servicio de Asistencia Virtual que ofrezco y de la que soy Directora certificada por Bureau Red.
Trabajar por cuenta propia es maravilloso siempre y cuando recordemos que vamos a trabajar, trabajar y trabajar. Tomemos la actitud de ver nuestras metas, día a día, transformarse en un nuevo y excitante reto.
No olvide que estamos para asistirle en la creación de logos, imágenes y piezas memorables para su negocio.
Hasta la próxima,
Tere Montes
tere@montesdesign.net
Me conocen como la persona incansable y siempre llena de optimismo que se coloca varios sombreros para lograr nuestras metas (la mia y la de nuestros clientes)
En Puerto Rico hacemos trabajo más allá de lo virtual, como por ejemplo:
•creación y mantenimiento de archivos
•redacción y transcripción
•entrega y recogido de documentos importantes
•creación y mantenimiento de oficinas eficientes
•asistencia en la organización de tu oficina según tu personalidad
•más, mucho más….
Podemos diseñar un plan de trabajo a tu medida y necesidad.
También te invito a evaluar nuestro portafolio en artes gráficos visitando: MontesDeisgn.net
Favor de escribir a tere@tuasistenteonline.com para coordinar la conversación.
Deseándote salud y éxitos
/teremontes
tere@tuasistenteonline.com
Saludos:
Cada asistente virtual se especializa en sus destrezas, experiencias y hasta sus gustos. A mi siempre me han encantado los detalles, un regalo, una nota o hasta una frase llena de optimismo en el momento adecuado hace la diferencia. Por eso te invito a que deleges en nosotro esas tareas que por falta de tiempo no has podido lograr. Juntos podemos crear la manera positiva y eficaz para que logres mantener a tus amigos, familiares, suplidores, prospectos y clientes en grata relación.
Con el concepto de “gifts to go” para toda ocasión podrás estar tranquilo de que cada persona reciba el obsequio adecuado con entregas directas o por correo según la conveniencia. Además podemos actualizar tus listados de personas de contactos, digitalizar la colección de tarjetas de presentación y mantener “al día” los “mailing list” tan necesarios para los referidos y por supuesto aumentar las ventas. La creación de postales tanto digitales como físicas, certificados de regalos, certificados de descuento con su evaluación para maximizar la inversion.
Me escribes a tere@tuasistenteonline.com para coordinar una llamada por teléfono o por skype para ser “cómplice” de tus secretos.
“Uno de los mayores secretos del éxito en cualquier empresa consiste no en hacer uno mismo la tarea, sino en reconocer a la persona apropiada para realizarla.” -Andrew Carnegie
Para asistirte,
/teremontes
tere@tuasistenteonline.com
skype: AsistenteOnline
Saludos:
Para obtener buenos resultados, establece metas y objetivos claros. Si no funciona, tómate una meditación, evalua tu situación y cambia de meta o de estrategia. Evalúa que es lo major para ti y tu negocio, nosotros también “testeamos”, realizamos pruebas y llevamos la logistica del proceso y progreso.
De necesitar delegar tareas considera los servicios de una Asistente “freelancer” con certificación y preparación.
Recomiendo utilizar una agenda electrónica con sus recordatorios e iconos que puedes añadir facilmente. Además puedes “exportar” es decir añadir los eventos que deseas ir publicados en Facebook, invitaciones de actividades de negocios y otras redes sociales. Pero cuidado si llevas una agenda física y no actualizas con la agenda electrónica porque puedes perderte de muchas actividades ideales para nuestros negocios.
Para asistirte en tu negocio,
/teremontes
tere@tuasistenteonline.com
Saludos lectores:
Comparto el interesante “post” de mi mentora, amiga y coach Bárbara Langer, con el propósito que conozcas un poco más de nuestra profesión y las diferentes maneras de comunicarnos.
Bárbara Langer es Asistente Virtual Asistencia-Virtual.com y editora de Mujeres Emprendedoras MujeresEmprendedorasBlog.com, un blog para mujeres independientes que desean tomar control de su profesión y sus vidas.
¿Qué estilo de Asistente Virtual eres?
Tal vez tengas la impresión que todas las VAs (Asistentes Virtuales) tienen el mismo estilo, sea formal, sociable, conservador, u otro. Pero todas somos distintas, y separar lo personal de lo profesional cada vez se torna más complicado, en gran parte gracias a los avances de la tecnología, y el networking social en particular.
Hoy en día la web, y en particular las redes sociales, muchas veces nos permiten conocer a la persona detrás de cada VA, más allá de sus capacidades y de los servicios que esté brindando.
A mucha gente le atrae la idea de una asistente eficiente, pero cálida y sociable. Y esto no es casualidad: la gente busca conectarse con otras personas. Algunas hasta buscan alguien en quien confiar y/o apoyarse en el caso de que las cosas salgan mal, alguien que transcienda el microcosmo de asistencia y pueda convertirse en una socia.
Al mismo tiempo, hay muchos clientes que prefieren VAs con un estilo más formal. Por lo tanto, ningún estilo es superior a otro.
Y es por esto que, siendo tu misma, podrás ofrecerles a tus clientes una propuesta única. Tal vez tengas super poderes de adaptación, iniciativa, o una ingeniosidad tal que puedas tomar decisiones tú misma si un cliente tiene una emergencia y no puede ocuparse, por ejemplo. Quizá sea un sentido del humor que alivie el estrés de tus clientes, un toque carismático especial, o una pasión por exceder sus expectativas.
Aquí te presento tres estilos diferentes de VAs. Considera qué combinación de estos (u otros!) eres y/o crees que sería mejor para tu negocio. De esta forma será más fácil identificar a tus clientes ideales.
1. Formal, impersonal
• Respondes los emails de tus clientes con plantillas, sin añadir un toque personal, al estilo robot: ¨Gracias por contactar a Virtual Assistance Group. Apreciamos esta oportunidad para servirle.¨
• Utilizas formatos para todo, desde emails a llamados y conversaciones.
• Para presentar tu empresa a un prospecto, le envías una presentación PowerPoint, en la que describes tus servicios formalmente y punto por punto.
• Eres muy reservada y no compartes tus opiniones ni asuntos de tu vida personal con nadie.
• No te atrae participar en las redes sociales. Las consideras, más bien, una pérdida de tiempo.
• Tienes el estilo ideal para trabajar con personas muy reservadas, y hasta tal vez un poco tímidas.
2. Conservadora
• Lo primero que le presentas a un cliente prospectivo es una pila de certificaciones profesionales y cartas de asociaciones para probarle que estas calificada para la posición.
• Sigues las instrucciones de tu cliente al pie de la letra.
• Te comunicas con tu cliente exclusivamente vía email. Él te manda una lista de tareas para hacer en incrementos de 30 minutos, y tú le mandas un email cada vez que terminas una tarea, o cada 30 minutos (el que sea primero).
• Participas muy tímidamente en las redes sociales, sólo para aportar artículos de terceros sobre tu negocio.
• Tienes el estilo ideal para trabajar con personas estructuradas y formales con muchos años de experiencia que sólo precisan una VA confiable y profesional que ejecute exactamente sus indicaciones.
3. Personal y diferente
• Respondes los emails de tus clientes diciendo algo como, ¨Buen día! Estoy viendo su consulta y durante el día de hoy me dedicaré a recabar las mejores opciones disponibles, y se las estaré enviando entre hoy y mañana. Por ahora le escribo para darle la tranquilidad de saber que ya estoy al tanto de su consulta y pronto le responderé! Le deseo un excelente día!”
• La primera vez que te comunicas con un potencial cliente, expresas interés en su negocio y propones ideas para ayudarle proactivamente. Conciertas una cita via Skype o telefónica para conocerlo mejor a él y a su negocio y metas.
• Puedes ocuparte de tareas comunes como también resolver problemas imprevistos, todo de manera independiente.
• Te manejas con reglas menos estrictas. Por ejemplo, te comunicas con tus clientes por email, teléfono, Twitter, o cual sea el medio más conveniente y lógico, todas las veces que sea necesario. No temes reírte o compartir alguna anécdota. Demuestras que Tu cliente te agrada como persona!
• Tu estilo de cliente ideal es una persona abierta y sociable con capacidades de liderazgo. Una persona a la que le gusta trabajar en equipo y descubrir los talentos de cada integrante.
Si quieres comentar… ¡bienvenidos tus comentarios! Si prefieres escribir en privado puedes hacerlo escribiendo a: tere@tuasistenteonline.com
Un placer el compartir contigo en mi weblog.
Hasta la próxima,
/teremontes
Soy la primera asistente virtual puertorriqueña certificada por Bureau Red. Por eso deseo presentarles nuestro código de ética. En otro “post” les nombraré las ventajas de ser una profesional “on-line” certificada.
Estándar de Excelencia, Ética y Ejercicio Profesional de Bureau Red
Bureau Red respalda y promueve estándares de excelencia, ética y comportamiento de aquellas Asistentes que se hayan capacitado en nuestra empresa.
A continuación encontrará nuestro Estándar de Excelencia, Ética y Ejercicio Profesional, el cual guía la conducta de cada Asistente en nuestra comunidad educativa.
Estamos convencidos que estos estándares son parte integral de la transparencia, integridad y crecimiento de la profesión de los Asistentes de Habla Hispana.
Compromiso Ético
Como profesional de la Asistencia, acepto y respeto mi responsabilidad ética hacia los clientes, colegas y a mí mismo. Acepto comportarme responsablemente con el más alto nivel de integridad y compromiso. No causaré conscientemente daño a mi mismo, a aquellos con los que colabore, o a la profesión de la Asistencia virtual.
Estándar de Excelencia
1. Soy sensible a los valores culturales y creencias, y festejo la diversidad, aceptando que los valores de otros son tan válidos como los míos.
2. Ejercito la integridad, honestidad y confidencialidad, mientras cumplo con la dual obligación a mí mismo y a mis clientes internos y externos.
3. Reconozco mis limitaciones, y solo proveeré los servicios y/ o utilizaré tecnologías basadas en mi actual nivel de competencia.
4. Al comienzo de cualquier relación comercial comunicaré claramente los términos de nuestro acuerdo comercial, y clarificaré las expectativas de ambas partes.
a. Acepto total responsabilidad por el trabajo que realizo, aceptando los errores y corrigiéndolos inmediatamente.
b. No abusaré la autoridad confiada a mí por mis clientes internos y externos.
c. Los intereses de mis clientes internos y externos son de suma importancia para mí.
d. No utilizaré la información comercial obtenida como resultado de actividades profesionales.
5. Mantendré mis conocimientos personales y profesionales al día, y continuaré mi entrenamiento para asegurar que la experiencia necesaria esté disponible cuando sea requerida.
6. Formaré parte de la Red de Apoyo colaborando con mis conocimientos, habilidades y práctica profesional con otros Asistentes Profesionales para ampliar la comunidad, y para hacer crecer la comprensión y habilidades profesionales.
7. Trabajaré para fortalecer el entendimiento y aceptación del público sobre la excelencia de la Asistencia en el Mundo de Habla Hispana.
8. No dañaré intencionalmente la reputación profesional o el ejercicio de la profesión de otra Asistente en el mundo.
Estoy para asistirle,
/teremontes
Primera Puertorriqueña Certificada por Bureau Red
Comparto el comunicado post actividad de lanzamiento de mis servicios “online” y les invito a meditar sobre el siguiente mensaje: “Utiliza tu imaginación, no para asustarte, sino para inspirarte a lograr lo inimaginable”.
-San Juan, Puerto Rico, 30 de julio de 2009 – Entre amigos y clientes se celebró la presentación Asistencia Virtual, un nuevo servicio en línea para empresarios, por parte de Tere Montes, ejecutiva de comunicaciones de Montes Design.
Durante la actividad, llevada a cabo en la biblioteca de la Universidad del Este, campus de Carolina, la señora Montes explicó el concepto “Delegar para Prosperar”, estrategia que permite a las personas exitosas utilizar el 100% del tiempo que le dedican a los negocios en actividades rentables, mientras delegan aquellas tareas administrativas esenciales en el ejercicio diario de las operaciones de su organización.
Delegar tareas de oficina tales como manejo de agenda y correspondencia, compra y facturación, coordinación de eventos y otras funciones rutinarias a profesionales bajo contrato no es un concepto novedoso. Sin embargo, la Asistencia Virtual es, según Tere Montes, un gran paso de avance que elimina la barrera de la distancia y permite la comunicación en tiempo real para poder responder efectivamente a las necesidades operativas de las empresas en y fuera de Puerto Rico.
“El concepto de la empresa ejerciendo todas sus operaciones desde un mismo espacio físico está siendo cada día más relegado al pasado, a medida que la nueva economía de alcance global y la tecnología proveen a las empresas pequeñas y medianas las mismas capacidades que hasta hace poco eran monopolio de las grandes corporaciones multinacionales”, recalcó Montes.
La charla concluyó con un intercambio cibernético con el personal de “Bureau Red”, compañía que entrena y certifica a Asistentes Virtuales alrededor del mundo. Luego, con un compartir entre los presentes y una felicitación a la presentadora con motivo de su cumpleaños.
Para más información:
tere@tuasistenteonline.com
Saludos:
Apenas 3 semanas del lanzamiento de mis servicios como asistente a distancia, también conocido como Asistente Virtual, y ya tengo un comentario positivo de mis servicios ofrecidos a la profesora Elsie Jiménez lee así:
“Cuando trabajas por tu cuenta es difícil mantener un balance entre hacer llamadas, dar seguimientos y atender personalmente a tus clientes. La ayuda que me brindó Tere como asistente virtual me liberó de tareas que eran importantes se completaran. Mientras yo estaba dando servicio o visitando clientes ella me hacía llamadas para captación de clientes prospectos, levantando información importante sobre estas empresas para luego yo tener mejor idea y formalizar una reunión. Al final tenía una idea de cuántas personas ella había contactado e incluso de las necesidades de algunos de ellos. ¡Tener un asistente virtual es un éxito!”
Prof. Elsie Jiménez Consultora Independiente de Recursos Humanos
http://recursoshumanospr.blogspot.com
