Saludos lectores:

Comparto el interesante “post” de mi mentora, amiga y coach Bárbara Langer, con el propósito que conozcas un poco más de nuestra profesión y las diferentes maneras de comunicarnos.

Bárbara Langer es Asistente Virtual Asistencia-Virtual.com y editora de Mujeres Emprendedoras MujeresEmprendedorasBlog.com, un blog para mujeres independientes que desean tomar control de su profesión y sus vidas.

¿Qué estilo de Asistente Virtual eres?

Tal vez tengas la impresión que todas las VAs (Asistentes Virtuales) tienen el mismo estilo, sea formal, sociable, conservador, u otro. Pero todas somos distintas, y separar lo personal de lo profesional cada vez se torna más complicado, en gran parte gracias a los avances de la tecnología, y el networking social en particular.

Hoy en día la web, y en particular las redes sociales, muchas veces nos permiten conocer a la persona detrás de cada VA, más allá de sus capacidades y de los servicios que esté brindando.

A mucha gente le atrae la idea de una asistente eficiente, pero cálida y sociable. Y esto no es casualidad: la gente busca conectarse con otras personas. Algunas hasta buscan alguien en quien confiar y/o apoyarse  en el caso de que las cosas salgan mal, alguien que transcienda el microcosmo de asistencia y pueda convertirse en una socia.

Al mismo tiempo, hay muchos clientes que prefieren VAs con un estilo más formal. Por lo tanto, ningún estilo es superior a otro.

Y es por esto que, siendo tu misma, podrás ofrecerles a tus clientes una propuesta única. Tal vez tengas super poderes de adaptación, iniciativa, o una ingeniosidad tal que puedas tomar decisiones tú misma si un cliente tiene una emergencia y no puede ocuparse, por ejemplo. Quizá sea un sentido del humor que alivie el estrés de tus clientes, un toque carismático especial, o una pasión por exceder sus expectativas.

Aquí te presento tres estilos diferentes de VAs. Considera qué combinación de estos (u otros!) eres y/o crees que sería mejor para tu negocio. De esta forma será más fácil identificar a tus clientes ideales.

1. Formal, impersonal

• Respondes los emails de tus clientes con plantillas, sin añadir un toque personal, al estilo robot: ¨Gracias por contactar a Virtual Assistance Group. Apreciamos esta oportunidad para servirle.¨

• Utilizas formatos para todo, desde emails a llamados y conversaciones.

• Para presentar tu empresa a un prospecto, le envías una presentación PowerPoint, en la que describes tus servicios formalmente y punto por punto.

• Eres muy reservada y no compartes tus opiniones ni asuntos de tu vida personal con nadie.

• No te atrae participar en las redes sociales.  Las consideras, más bien, una pérdida de tiempo.

• Tienes el estilo ideal para trabajar con personas muy reservadas, y hasta tal vez un poco tímidas.

2. Conservadora

• Lo primero que le presentas a un cliente prospectivo es una pila de certificaciones profesionales y cartas de asociaciones para probarle que estas calificada para la posición.

• Sigues las instrucciones de tu cliente al pie de la letra.

• Te comunicas con tu cliente exclusivamente vía email. Él te manda una lista de tareas para hacer en incrementos de 30 minutos, y tú le mandas un email cada vez que terminas una tarea, o cada 30 minutos (el que sea primero).

• Participas muy tímidamente en las redes sociales, sólo para aportar artículos de terceros sobre tu negocio.

• Tienes el estilo ideal para trabajar con personas estructuradas y formales con muchos años de experiencia que sólo precisan una VA confiable y profesional que ejecute exactamente sus indicaciones.

3. Personal y diferente

• Respondes los emails de tus clientes diciendo algo como, ¨Buen día! Estoy viendo su consulta y durante el día de hoy me dedicaré a recabar las mejores opciones disponibles, y se las estaré enviando entre hoy y mañana. Por ahora le escribo para darle la tranquilidad de saber que ya estoy al tanto de su consulta y pronto le responderé! Le deseo un excelente día!”

• La primera vez que te comunicas con un potencial cliente, expresas interés en su negocio y propones ideas para ayudarle proactivamente. Conciertas una cita via Skype o telefónica para conocerlo mejor a él y a su negocio y metas.

• Puedes ocuparte de tareas comunes como también resolver problemas imprevistos, todo de manera independiente.

• Te manejas con reglas menos estrictas. Por ejemplo, te comunicas con tus clientes por email, teléfono, Twitter, o cual sea el medio más conveniente y lógico, todas las veces que sea necesario. No temes reírte o compartir alguna anécdota. Demuestras que Tu cliente te agrada como persona!

• Tu estilo de cliente ideal es una persona abierta y sociable con capacidades de liderazgo. Una persona a la que le gusta trabajar en equipo y descubrir los talentos de cada integrante.

Si quieres comentar… ¡bienvenidos tus comentarios! Si prefieres escribir en privado puedes hacerlo escribiendo a: tere@tuasistenteonline.com

Un placer el compartir contigo en mi weblog.

Hasta la próxima,

/teremontes

Soy la primera asistente virtual puertorriqueña certificada por Bureau Red. Por eso deseo presentarles nuestro código de ética. En otro “post” les nombraré las ventajas de ser una profesional “on-line” certificada.

Estándar de Excelencia, Ética y Ejercicio Profesional de Bureau Red

Bureau Red respalda y promueve estándares de excelencia, ética y comportamiento de aquellas Asistentes que se hayan capacitado en nuestra empresa.

A continuación encontrará nuestro Estándar de Excelencia, Ética y Ejercicio Profesional, el cual guía la conducta de cada Asistente en nuestra comunidad educativa.

Estamos convencidos que estos estándares son parte integral de la transparencia, integridad y crecimiento de la profesión de los Asistentes de Habla Hispana.

Compromiso Ético
Como profesional de la Asistencia, acepto y respeto mi responsabilidad ética hacia los clientes, colegas y a mí mismo. Acepto comportarme responsablemente con el más alto nivel de integridad y compromiso. No causaré conscientemente daño a mi mismo, a aquellos con los que colabore, o a la profesión de la Asistencia virtual.

Estándar de Excelencia
1. Soy sensible a los valores culturales y creencias, y festejo la diversidad, aceptando que los valores de otros son tan válidos como los míos.
2. Ejercito la integridad, honestidad y confidencialidad, mientras cumplo con la dual obligación a mí mismo y a mis clientes internos y externos.
3. Reconozco mis limitaciones, y solo proveeré los servicios y/ o utilizaré tecnologías basadas en mi actual nivel de competencia.
4. Al comienzo de cualquier relación comercial comunicaré claramente los términos de nuestro acuerdo comercial, y clarificaré las expectativas de ambas partes.
a. Acepto total responsabilidad por el trabajo que realizo, aceptando los errores y corrigiéndolos inmediatamente.
b. No abusaré la autoridad confiada a mí por mis clientes internos y externos.
c. Los intereses de mis clientes internos y externos son de suma importancia para mí.
d. No utilizaré la información comercial obtenida como resultado de actividades profesionales.
5. Mantendré mis conocimientos personales y profesionales al día, y continuaré mi entrenamiento para asegurar que la experiencia necesaria esté disponible cuando sea requerida.
6. Formaré parte de la Red de Apoyo colaborando con mis conocimientos, habilidades y práctica profesional con otros Asistentes Profesionales para ampliar la comunidad, y para hacer crecer la comprensión y habilidades profesionales.
7. Trabajaré para fortalecer el entendimiento y aceptación del público sobre la excelencia de la Asistencia en el Mundo de Habla Hispana.
8. No dañaré intencionalmente la reputación profesional o el ejercicio de la profesión de otra Asistente en el mundo.

Estoy para asistirle,

Tere Montes
Primera  Puertorriqueña Certificada por Bureau Red

Comparto el comunicado post actividad de lanzamiento de mis servicios “online”  y les invito a meditar sobre el siguiente mensaje: “Utiliza tu imaginación, no para asustarte, sino para inspirarte a lograr lo inimaginable”.

-San Juan, Puerto Rico, 30 de julio de 2009 – Entre amigos y clientes se celebró la presentación Asistencia Virtual, un nuevo servicio en línea para empresarios, por parte de Tere Montes, ejecutiva de comunicaciones de Montes Design.

Durante la actividad, llevada a cabo en la biblioteca de la Universidad del Este, campus de Carolina, la señora Montes explicó el concepto “Delegar para Prosperar”, estrategia que permite a las personas exitosas utilizar el 100% del tiempo que le dedican a los negocios en actividades rentables, mientras delegan aquellas tareas administrativas esenciales en el ejercicio diario de las operaciones de su organización.

Delegar tareas de oficina tales como manejo de agenda y correspondencia, compra y facturación, coordinación de eventos y otras funciones rutinarias a profesionales bajo contrato no es un concepto novedoso. Sin embargo, la Asistencia Virtual es, según Tere Montes, un gran paso de avance que elimina la barrera de la distancia y permite la comunicación en tiempo real para poder responder efectivamente a las necesidades operativas de las empresas en y fuera de Puerto Rico.

“El concepto de la empresa ejerciendo todas sus operaciones desde un mismo espacio físico está siendo cada día más relegado al pasado, a medida que la nueva economía de alcance global y la tecnología proveen a las empresas pequeñas y medianas las mismas capacidades que hasta hace poco eran monopolio de las grandes corporaciones multinacionales”, recalcó Montes.

La charla concluyó con un intercambio cibernético con el personal de “Bureau Red”, compañía que entrena y certifica a Asistentes Virtuales alrededor del mundo. Luego, con un compartir entre los presentes y una felicitación a la presentadora con motivo de su cumpleaños.

Para más información:
tere@tuasistenteonline.com

Saludos:

Apenas 3 semanas del lanzamiento de mis servicios como asistente a distancia, también conocido como Asistente Virtual, y ya tengo un comentario positivo de mis servicios ofrecidos a la profesora Elsie Jiménez lee así:

“Cuando trabajas por tu cuenta es difícil mantener un balance entre hacer llamadas, dar seguimientos y atender personalmente a tus clientes. La ayuda que me brindó Tere como asistente virtual me liberó de tareas que eran importantes se completaran. Mientras yo estaba dando servicio o visitando clientes ella me hacía llamadas para captación de clientes prospectos, levantando información importante sobre estas empresas para luego yo tener mejor idea y formalizar una reunión.  Al final tenía una idea de cuántas personas ella había contactado e incluso de las necesidades de algunos de ellos. ¡Tener un asistente virtual es un éxito!”

Prof. Elsie Jiménez Consultora Independiente de Recursos Humanos
http://recursoshumanospr.blogspot.com

“El secreto de las personas exitosas en los negocios y que a su vez disfrutan a pleno de su vida personal, consiste en utilizar el 100% del tiempo que le dedican al trabajo en actividades R E N T A B L E S, mientras DELEGAN en gente idónea las tareas que no lo son. Sin embargo la parte más crítica y CLAVE del éxito de delegar, está en saber a quién encomendarle con confianza y tranquilidad las tareas con las que precisamos ayuda”.

Bárbara Langer -  Asistente Virtual • Profesora • Coach

Bienvenidos a TuAsistenteOnline.com. En este espacio comentaremos temas de interés de suma importancia para el desarrollo de las empresas.

Nuestro objetivo es crecer en común, aportando ideas y servicios que permitan a su negocio avanzar hacia sus metas de mercado de forma planificada, utilizando las herramientas más modernas accesibles en la nueva era de la información.

El concepto de la empresa ejerciendo todas sus operaciones desde un mismo espacio físico está siendo cada día más relegado al pasado, a medida que la nueva economía de alcance global y la tecnología proveen a las empresas pequeñas y medianas las mismas capacidades que hasta hace poco eran monopolio de las grandes corporaciones multinacionales.

Partiremos en esta aventura hacia el éxito desde un principio básico: el internet es su mejor aliado para delegar aquellas tareas administrativas esenciales en el ejercicio diario de las operaciones de su organización. Lo llamo “Delegar para Prosperar”.

Empresario(a), usted no puede hoy día descansar en viejos métodos de hacer negocio. La Asistencia Virtual ya está aquí, para liberarlo a usted y a su personal gerencial de actividades rutinarias y ayudarlo a enfocar en los aspectos decisivos que aumentan los ingresos y disminuyen los gastos de su negocio.